Навык деловой переписки – один из важнейших в корпоративной культуре. Но несмотря на внешнюю простоту, он таит в себе множество подводных камней. Об этом на сегодняшнем тренинге для сотрудников Centras Group рассказала Элла Кремер, начальник отдела развития персонала.
Тренинг начался с азов: какие полезные функции есть у Outlook, чем обычная копия адресата отличается от скрытой, как оформить подпись и много чего еще. Но самым интересным, конечно, был разбор казусов, в которые однажды попадал каждый из нас: отправлял руководству файл с дурацким названием, которое в спешке забыл поменять; не откорректировал текст со смешными опечатками и грамматическими ошибками; забывал прикрепить вложения. И хотя это всё важно брать во внимание, куда серьезнее надо относиться к тону и манерам деловой переписки.
Не стоит пренебрегать приветствием, даже если с получателем письма вы только что здоровались. Переписку лучше вести в деловом формате, оставив личные детали для мессенджеров – вполне возможно, что ее придется отправить еще кому-то. Стоит с уважением относиться к чужому и времени, четко прописывая посыл письма в его теме и структурируя текст в теле. Также хорошим тоном считается включенный автоответчик во время отпуска и соблюдение всех правил пунктуации, начиная от запятых и заканчивая так пугающим всех Caps Lock.
Конечно, ничего смертельного не случится, даже если вы случайно отправите руководителю отчет с названием “супер-пупер окончательный годовой для очкарика” (и такое бывает!). В аврале можно отвлечься на что-то и назвать адресата чужим именем, забыть поблагодарить или не ответить на срочное письмо. На такие случаи Элла дала важный совет: написав письмо, на минуту уберите руку от клавиатуры. Спокойно прочтите то, что написали: наверняка хотя бы один косяк найдется. И лишь убедившись, что все на месте, можно нажать кнопку “отправить”. И вам будет спокойнее, и коллегам приятнее!
